Från den 1 januari 2019 gäller nya regler om karensavdrag som ersätter reglerna om karensdag i lagen om sjuklön. Om arbetsgivaren har kollektivavtal kan det finnas andra regler där om beräkning av karensavdrag eller karensdag som ska följas istället. Om du har enskild firma eller delägare i handelsbolag ändras inte reglerna utan du har även fortsättningsvis ett visst antal karensdagar.
Karensavdraget ska vara 20 procent av genomsnittlig veckoersättning för sjuklön. Genomsnittlig veckoersättningen i form av sjuklön är den sjuklön den anställde beräknas få en kalendervecka. Det gör att om en anställd som går hem och får avdrag för del av arbetsdag första dagen i sjuklöneperioden får ett ytterligare avdrag andra dagen.
Veckoersättningen ska beräknas utifrån arbetstagarens genomsnittliga arbetstid per vecka, t.ex. tjänstgöringsgraden som arbetsgivaren och den anställde kommit överens om i anställningsavtalet eller på annat sätt. Om en deltidsanställd regelbundet arbetar mertid ska det tas med i den genomsnittliga arbetsinkomsten. Antalet timmar ska beräknas per kalendervecka.
Om det saknas tydlig avtalad tjänstgöringsgrad blir det mer komplicerat. Då måste du i stället utgå från aktuellt schemat om det visar hur mycket den anställde normalt arbetar.
Om ni inte har någon avtalad arbetstid, arbetstiden varierar kraftigt eller den anställde har provision får du i stället utgå från hur den anställde arbetat och tjänat in lön under en jämförelseperiod. En lämplig jämförelseperiod ska också användas om schemat är lagt så att vissa tillägg bara utgår vissa veckor p.g.a. att arbetstiden är förskjuten t.ex. då det bara är vissa veckor med tillägg för obekväm arbetstid (OB-tillägg). Hur lång jämförelseperioden ska vara finns inga detaljregler om. Men den ska ge en genomsnittlig rättvis bild av den lön och andra anställningsförmåner från arbetsgivaren som den anställde går miste om vid sjukdom. Normalt räcker det med en jämförelseperiod på en till tre månader men den kan vara längre.
Om det inte finns något avtalat och det inte heller framgår av omständigheterna i övrigt hur den anställde arbetat och vad som är genomsnittlig veckoersättning får arbetsgivaren uppskatta den genomsnittliga veckoarbetstiden efter vad som är skäligt. Tänk på att det är bra att informera de anställda om hur karensavdraget kommer att beräknas så att det blir förutsägbart för de anställda.
Karensavdraget dras från den sjuklön som ska utbetalas. Detta gör att en anställd som går från arbetet och får löneavdrag för några timmar men sen kommer tillbaka till jobbet dagen därpå inte kommer få någon sjuklön eftersom karensavdraget är större än 80 procent av förlorad arbetsinkomst. Om den anställde återinsjuknar inom fem dagar och sjuklöneperioden fortsätter kommer dock timmarna att tas med som karensavdrag på den sjuklön som kommer att betalas ut.
Observera att om du har kollektivavtal eller praxis på arbetsplatsen för beräkning av sjuklön, karensavdrag m.m. ska de reglerna användas för beräkning. Men annars kan du använda följande formler.
Räkna om månadslön till veckolön
(månadslön x 12 månader) / antal veckor per år = årslön / 52 = lön per vecka
Räkna om månadslön till timlön
(månadslön x 12 månader) / (antal veckor per år x arbetstid per vecka) = årslön / (52 x arbetstid per vecka) = lön per timme
Räkna karensavdrag
20 % x 80 % x genomsnittlig veckolön = karensavdrag
Räkna sjuklön
80 % av förlorad arbetsinkomst – karensavdrag = sjuklön
Exempel 1: Saga har timlön
Saga arbetar 8 timmar per arbetsdag måndag till fredag och har en timlön på 100 kr. Hon hinner arbeta fyra timmar på måndagen innan hon blir sjuk och sjukanmäler sig. Hon är sedan borta resterande del av måndagen och hela tisdagen innan hon återgår i tjänst. Hon får då ingen lön för halva måndagen och hela tisdagen. Arbetsgivaren räknar fram hennes förlorade arbetsinkomst till 1 200 kr, ((4+8) * 100 kr). Karensavdraget beräknas som 20 procent av en veckas sjuklön som i detta fall är 80 procent av 40 timmar á 100 kr, detta blir 640 kr, (0,2*0,8 *40*100). Den sjuklön som arbetsgivaren ska betala ut beräknas som sjuklön för de timmar Saga skulle arbeta minus karensavdraget, detta blir 320 kr, ((0,8 * 1 200) - 640 kr).
Exempel 2: Svea har månadslön
Svea arbetar 8 timmar per arbetsdag måndag till fredag och har en månadslön på 30 000 kr. Hon hinner arbeta fyra timmar innan hon sjukanmäler sig på måndagen. Sedan är hon sjukskriven några veckor m.a.o. hela de två veckorna som är sjuklöneperioden. Till att börja med räknar arbetsgivaren om månadslönen till lön per vecka för att få den genomsnittliga veckoersättningen, d.v.s. 6 923 kr (12*30 000/52). Karensavdraget blir 1108 kr, (0,2*0,8*6 923kr). Sveas frånvaro leder till ett löneavdrag för 76 timmar under sjuklöneperioden, hennes månadslön kan räknas om till 173 kr ((12*30 000) / (52*5*8)). Sjuklönen för sjuklöneperioden blir 9 410 kr, ((76 * 0,8 * 173) – 1 108).
Exempel 3: Sture jobbar deltid
Sture arbetar deltid 75% enligt schema, ordinarie heltid på arbetsplatsen är 40 timmar per vecka. Schemat läggs så att Sture arbetar jämna veckor 20 timmar och ojämna veckor 40 timmar. Hans månadslön är 20 000 kr per månad. Sture har ett pass på 10 timmar en måndag men blir sjuk och sjukanmäler sig efter fyra timmar. Sedan är han sjukskriven resten av veckan som han annars skulle arbetat 40 timmar. Arbetsgivaren börjar med att räkna om månadslönen till lön per vecka. Stures genomsnittliga veckoersättning blir 4 615 kr (12*20 000/52). Karensavdraget blir därför 738 kr (0,2*0,8*4 615)). Arbetsgivaren räknar om Stures månadslön till timlön för att kunna räkna ut avdrag på månadslönen och sjuklön för de återstående 36 timmarna denna arbetsvecka. Lönen per timme blir 154 kr (12*20 000/52*30). Sjuklönen blir 3 697 kr (36*0,8*154 – 738).
Exempel 4: Siri jobbar deltid
Siri arbetar deltid 75% enligt schema, ordinarie heltid på arbetsplatsen är 40 timmar per vecka. Schemat läggs så att Siri arbetar jämna veckor 20 timmar och ojämna veckor 40 timmar. Hennes månadslön är 20 000 kr per månad. Siri har ett pass på 10 timmar en måndag men blir sjuk och sjukanmäler sig efter fyra timmar. Sedan är hon sjukskriven resten av veckan som hon annars skulle arbetat 20 timmar. Arbetsgivaren börjar med att räkna om månadslönen till lön per vecka. Siris genomsnittliga veckoersättning blir 4 615 kr (12*20 000/52). Karensavdraget blir därför 738 kr (0,2*0,8*4 615)). Arbetsgivaren räknar om Siris månadslön till timlön för att kunna räkna ut avdrag på månadslönen och sjuklön för de återstående 16 timmarna denna arbetsvecka. Lönen per timme blir 154 kr (12*20 000/52*30). Sjuklönen blir 1 233 kr (16*0,8*154 – 738).
Exempel 5: Ines sjukanmäler sig och jobbar samma dag
Ines arbetar heltid 37,5 timmar jämnt fördelat med 7,5 timmar per dag måndag till fredag och har en månadslön på 25 000 kr. Hon sjukanmäler sig måndag morgon men känner sig sedan bättre och kommer in och jobbar fyra timmar måndag och har ingen mer sjukfrånvaro den närmaste veckan. Hennes årslön blir 300 000 kr (12*25 000 kr) och då den delas med 52 veckor blir veckolönen 5 769 kr. Karensavdraget blir därför d.v.s. 923 kr (0,8*0,2*5769). Eftersom hon var frånvarande drar arbetsgivaren av 154 kr per frånvarotimme (5 769/37,5) vilket blir 539 kr (3,5* 154) för sjukfrånvaro den veckan. Det blir ingen sjuklön efter karensavdrag ((0,8 * 539) – 923 ≤ 0). Observera att karensavdraget enbart dras från sjuklönen, inte vanlig lön.
Exempel 6: Sixten är sjuk, jobbar och är sjuk igen
Sixten arbetar heltid 37,5 timmar jämnt fördelat med 7,5 timmar per dag måndag till fredag och har en månadslön på 25 000 kr. Han sjukanmäler sig måndag morgon men känner sig sedan bättre och kommer in och jobbar fyra timmar måndag eftermiddag och hela tisdagen och onsdagen. Men sedan sjukanmäler han sig och är sjukfrånvarande torsdag och fredag. Hans årslön blir 300 000 kr (12*25 000 kr) och då den delas med 52 veckor blir veckolönen 5 769 kr. Karensavdraget blir därför 923 kr (0,8*0,2*5769). Eftersom han var frånvarande drar arbetsgivaren av 154 kr per frånvarotimme (5 769/37,5) vilket blir 2 849 kr för all frånvaro den veckan ((3,5+7,5+7,5) * 154). Sjuklön efter karensavdrag blir 1 356 kr ((18,5*0,8 * 154) – 923).
